René
22.06.2015 von René

Wie viel Arbeit macht ein Onlineshop?

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Die alltäglichen Aufgaben eines Shopbetreibers bestehen in erster Linie aus der Bestellungsbearbeitung, dem Kundenservice, der Logistik und der Produktpflege. Je nach Umfang und personeller Ausstattung des Betriebes müssen diese sinnvoll verteilt werden.

Die Aufgaben müssen gut organisiert sein.

Logistik

Wenn Sie bereits eine funktionierende Firma führen, deren Onlineshop als ergänzender Vertriebskanal hinzukommt, ist es eventuell notwendig, einen Verantwortlichen mit entsprechender Qualifikation einzustellen oder vorhandenes Personal zu schulen. Idealerweise besitzt das Personal bereits grundlegende EDV-Kenntnisse und innerhalb des Betriebes wird bereits mit einer Warenwirtschaft gearbeitet, die für die wichtigsten Vorgänge wie Kundenmanagement, Buchhaltung und Bestellungsbearbeitung verwendet wird. Besteht bereits ein solches System und ist es in der Lage, die aufgenommenen Bestellungen aus dem Onlineshop zu verarbeiten und Inventuren an den Shop zu übertragen, bietet es sich möglicherweise an, dieses beizubehalten. Somit werden die Aufgaben, die während der Bestellungsbearbeitung auftreten, vom bereits dafür zuständigen Personal übernommen. Damit fallen nur direkt mit dem Betrieb des Onlineshops verbundene Aufgaben neu an. Stimmen Sie feste Zeiten für den Versand und den Wareneingang mit Ihren Logistikpartnern ab, um Ihren Aufgabenplan in eine einheitliche Struktur zu bringen.

Für die Bestellbearbeitung bieten Shopsysteme einen guten Workflow von der Prüfung der Zahlungseingänge bis zum Druck der Rechnung und des Versandetiketts an. Nutzen Sie diese Organisationsmöglichkeiten, werden Sie zum Anfang nicht viel Zeit für die Versandvorbereitung benötigen.

Produktpflege & Content Building

Bei kleinen und neuen Shops, die anfänglich von einer oder wenigen Personen betrieben werden, ist der Faktor Zeit entscheidend. Denn besonders in der Anfangszeit beschäftigt man sich weniger mit den anfallenden Bestellungen und dem Versand, sondern mehr mit dem initialen Anlegen des Artikelstamms und dem Anfertigen der zugehörigen Medien wie Bildern, Videos oder Datenblätter. In größeren Firmen ist zu überlegen, für die Produktpflege entsprechendes Personal einzustellen, um eventuell vorhandene Artikelinformationen für die Präsentation in einem Onlineshop aufzuarbeiten.

Die Anlage von Artikeln ist die Hauptaufgabe der Produktpflege. Mit dem Einrichten eines Artikels tragen Sie alle Stammdaten in den Onlineshop ein. Neben dem Artikelnamen, Eigenschaften wie Größe und Gewicht und dem Verkaufspreis sind besonders ausführliche Artikelbeschreibungen anzufertigen. Da der Kunde Ihres Onlineshops nicht in der Lage ist, das Produkt sensorisch zu prüfen und genauer zu betrachten, sollten Sie auf alle Merkmale, Funktionen und Besonderheiten eingehen. Grundlegend muss im Onlinevertrieb mit einer Warenwirtschaft gearbeitet werden, da anders als im Ladengeschäft die Ware beim Kauf nicht physisch vorhanden sein muss. Dem Shopsystem muss demnach immer die real verfügbare Menge mitgeteilt werden. Existiert bereits eine Warenwirtschaft mit Inventur, sind nur die für den Onlinevertrieb notwendigen Informationen zu ergänzen, die wahlweise in der Warenwirtschaft oder im Shopsystem gepflegt werden können. Für nebenberufliche Neu-Shopbetreiber wird die eingebaute Warenwirtschaft mit Rechnungserstellung im Shopsystem vorerst ausreichend sein. Ein vollständig gepflegter Artikeldatensatz kann mittelfristig die Arbeit erleichtern. So können Automatismen wie die Versandkostenberechnung oder die Filterungsfunktion des Onlineshops optimal genutzt werden.

Falls der Hersteller Ihnen die Möglichkeit bietet, seine Produktbilder in Ihrem Onlineshop verwenden zu dürfen, nehmen Sie diese Chance wahr. Aber dennoch kommen Sie um das Thema Produktfotografie nicht herum. Weiterführende Bilder von Details oder Anwendungszenarien bereichern Ihre Produktpräsentation. Je nach Größe der angebotenen Artikel variiert die zu beschaffende Fotoausrüstung. Für kleine Produkte wie Schmuck oder Uhren genügen eine kleine Lichtbox und eine Spiegelreflexkamera mit Makroobjektiv. Für größere Produkte müssen Sie die im Betrieb verfügbaren Möglichkeiten ausloten und sich für ein Motiv entscheiden. Belassen Sie den Hintergrund und die Szenerie, um ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres Shops zu wahren.

Professionelle Fotografen können Ihnen behilflich sein, Ihre Fotoecke einmalig einzurichten und die Technik einzustellen. In Kombination mit einer kurzen Nachbearbeitung am Computer lassen sich somit im Haus akzeptable Produktbilder herstellen. Aber unterschätzen Sie den Zeitaufwand nicht! Für einen Artikel müssen Sie bis zum fertigen Bild mit mindestens 15 bis 30 Minuten rechnen. Je nach Artikelmenge können Sie sich ganze Wochen damit beschäftigen. Sofern sich die Artikel nicht permanent ändern, wird es im laufenden Betrieb weniger werden.

Die Pflege der allgmeinen Inhalte des Shops sollte nicht unterschätzt werden. Gute Kategoriebeschreibungen und ein kleiner Blog können zur Personalisierung beitragen und werten den Shop auf. Verwenden Sie zirka eine Stunde, um Neuigkeiten und Ergänzungen in Ihren Webshop einzutragen. Über einen längeren Zeitraum sammelt sich eine Menge "Content" an, der sich auf jeden Fall positiv auswirkt.

Wie Sie sehen, ist der benötigte Zeitaufwand nicht unerheblich, aber diese Zeit ist eine hervorragende Investition. Falls Sie als kleiner Shopbetreiber die Zeit aus finanziellen Gründen nicht aufbringen können, bitten Sie Freunde und Bekannte, um Sie bei der Produktpflege zu unterstützen. Besonders zu Beginn Ihres E-Commerce-Projekts ist eine vollständige Datengrundlage die halbe Miete. Ist bereits mehr Personal vorhanden, verschieben Sie die Kapazitäten anfänglich zur Produktpflege. Nicht nur Google honoriert eine große Auswahl an Artikeln mit ausführlichen Beschreibungen, sondern selbstverständlich auch die potentiellen Kunden.

Kundenservice

Der Kundenservice muss immer gut funktionieren. Deshalb sollte man die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen so weit wie möglich minimieren und im Idealfall einen Live-Chat anbieten. Auch hier wird der Personalaufwand anfänglich überschaubar bleiben und steigt mit der Anzahl an Besuchern Ihres Shops. Wenn Sie Ihren neuen Onlineshop nebenberuflich betreiben, planen Sie außerhalb Ihrer Arbeitszeit ausreichend Zeit ein, die ein guter Kundenservice in Anspruch nehmen wird und vergessen Sie nicht, Urlaubsvertretungen zu organisieren. Bedenken Sie auch, dass mit ansteigendem Umsatz die Retouren zunehmen.

Sofern Sie Ihre Waren auch im Ausland anbieten möchten, sollten das verantwortliche Personal mindestens in englischer Sprache einen ausreichenden Kundenservice bieten können.

Bei einem kleinen bis mäßigen Bekanntheitsgrad Ihres Shops werden Sie die Möglichkeit haben, alle Aufgaben selbstständig zu erledigen. Sobald der Onlineshop aber an Bekanntheit gewinnt, werden Sie als Einzelkämpfer oder Alleinverantwortlicher innerhalb eines Unternehmens an Ihre Grenzen stoßen. Sie müssen die Aufgabenverteilung innerhalb Ihrer Firma delegieren und strukturieren. Planen Sie deshalb in Ihre Kalkulation immer die Verstärkung mit weiterem Personal ein, denn Sie werden mittel- bis langfristig einen Großteil der oben genannten Aufgaben an neue und qualifizierte Mitarbeiter vergeben. Sonst wird die Qualität des Shops und des Service darunter leiden.

Haben Sie schon ein Konzept oder eine Idee und benötigen noch das richtige System? Sie können gerne mit uns Kontakt aufnehmen.